渋谷区でIT会社を経営してる萩原教章です。
システム開発の相談で、入力項目を増やしたいという話が出ることがあります。
顧客名、担当者、対応日、状態、備考、確認者、完了日。
項目を増やせば、情報は細かく残せます。
ただ、使い道が決まっていない項目が増えると、現場では入力だけが重くなることがあります。
萩原教章が外注前準備で見たいのは、どの項目を入れるかより、その項目を後でどう使うかです。
入力項目は現場の時間を使う
入力項目は、画面に一つ増えるだけなら小さく見えます。
けれど毎日入力する人にとっては、確認する、選ぶ、書く、保存するという動きが増えます。
一件なら数秒でも、件数が多い業務では積み重なります。
だから、項目を増やす前に見たいのは、後で誰がその情報を見るのかです。
責任者が確認するのか。
担当者が次の作業に使うのか。
月末に集計するのか。
使う人が見えていない項目は、入力だけが残りやすくなります。
必須にする項目を分ける
入力項目を考えるとき、すべてを必須にしたくなることがあります。
空欄があると不安に見えるからです。
ただ、現場では後から分かる情報もあります。
初回対応の時点では分からないこと。
確認後に決まること。
完了時にだけ入れること。
たとえば、問い合わせを受けた直後に分かるのは名前や連絡日だけかもしれません。
対応内容や完了日は、作業が進んでから入る情報です。
この違いを分けずに全部を必須にすると、現場は仮の言葉で埋めることになります。
この三つを同じタイミングで必須にすると、入力する人の手が止まります。
いつ分かる情報なのかを分ける。
ここを整理すると、必須項目と任意項目を決めやすくなります。
選択肢の言葉をそろえる
入力項目には、選択式にしたほうがよいものがあります。
状態、区分、対応種別、確認結果などです。
ただ、選択肢の言葉が現場の言葉とずれていると、選ぶたびに迷います。
たとえば、確認中、確認待ち、対応中。
似ている言葉が並ぶと、人によって選び方が変わります。
開発前には、現場で実際に使っている言葉を出します。
そのうえで、似ている言葉をまとめます。
選択肢は多いほど正確になるとは限りません。
少ない言葉で同じ判断ができるほうが、一覧や集計でも使いやすくなります。
備考欄に頼りすぎない
入力項目を決めきれないとき、備考欄を広く用意したくなります。
自由に書ける欄は便利です。
ただ、後から探したり集計したりする情報には向きにくいことがあります。
人によって書き方が違うからです。
日付を書く人、状況だけ書く人、相手の発言をそのまま残す人。
備考欄に大事な情報が集まりすぎると、後から画面で見つけにくくなります。
よく書かれている内容は、項目として分けたほうがよい場合があります。
削る項目も決めておく
入力項目を考えるときは、増やす項目だけでなく削る項目も見ます。
前の帳票にあったから残す。
昔から使っているから残す。
この理由だけで項目を残すと、画面は少しずつ重くなります。
使っていない項目があると、入力する人は毎回そこを確認します。
空欄でよいのか、何か入れたほうがよいのか、判断が増えるからです。
外注前には、最近使っていない項目を書き出します。
そのうえで、消してよいもの、後で確認するもの、別の項目にまとめるものに分けます。
項目を減らす話は地味ですが、現場が毎日使う画面ではかなり効きます。
入力する量が減ると、確認する人も見たい情報にたどり着きやすくなります。
今日決めること
今日決めるなら、増やしたい入力項目を一つ選びます。
- 誰が後で見るのか
- いつ入力できる情報なのか
- 一覧や集計で使うのか
この三つを書くだけで、その項目が本当に画面にいるのか見えやすくなります。
外注先へ相談するときも、項目名だけを渡すより話が進めやすくなります。
画面に入れたい情報ではなく、業務で使う情報として説明できるからです。
この説明があると、外注先も画面の作り方を考えやすくなります。
ただ項目を並べるだけでは、入力欄にするのか、選択式にするのか、一覧に出すのかが判断しにくいからです。
使い道まで伝えると、画面、一覧、集計のつながりを相談しやすくなります。
まとめ
入力項目を増やす前には、使い道をそろえておくと開発の相談がしやすくなります。
誰が見るのか、いつ分かるのか、一覧や集計で使うのか。
この整理があると、入力する人の負担と、後から見る人の使いやすさを両方考えられます。
萩原教章は、システム開発やIT導入を、画面の項目数ではなく現場フローの使い道から整理する発信をしています。
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