萩原教章です。
システムの画面が増えてくると、呼び方がばらばらになっていることがあります。
同じ画面なのに、担当者によって呼び方が違う。これは珍しいことではありません。
画面の名前をそろえたいという相談を受けたときに、まず確認していることを書いておきます。
呼び方がばらばらになる例
たとえば、同じ一つの画面が、こう呼ばれている場合を考えてみます。
- ある担当者は「申請一覧」
- 別の担当者は「依頼リスト」
- 責任者は「案件管理画面」
三つとも、指している画面は同じです。
打ち合わせの中でこの三つの呼び方が飛び交うと、外注先は同じ画面の話をしているのかどうか、その都度確認する必要が出てきます。
議事録を作る人も、どの呼び方で書けばよいのか迷い、結局その場で聞いた言葉をそのまま書き残すことになります。
本人たちは慣れているので、呼び方が違うことにすら気づいていないこともあります。
呼び方が違っていても、日々の仕事は回っているので、問題として意識されにくいという事情もあります。
そろえる前に、今の呼び方を集める
名前をそろえる前に、まず今使われている呼び方を集めます。
現場の担当者が使っている呼び方。
責任者が使っている呼び方。
マニュアルや資料に書かれている呼び方。
一つの画面に対して、いくつの呼び方が存在しているのかを、最初に見えるようにします。
集めてみると、思っていたより呼び方の数が多いことに気づく場合もあります。
呼び方だけでなく、それぞれの呼び方をいつ、どんな場面で使っているのかもあわせて聞いておくと、あとで選ぶときの手がかりになります。
どの呼び方を残すかを決める
呼び方を集めたら、どれを正式な名前にするかを決めます。
いちばん多くの人が使っている呼び方を選ぶ方法もあります。
作業の内容が伝わりやすい呼び方を選ぶ方法もあります。
正解は一つではありません。現場が納得して使い続けられる呼び方を選ぶことが大切です。
決める場には、実際にその画面を毎日使っている人にも加わってもらうと、選びやすくなります。
決めた呼び方は、その場で終わらせず、決めた理由も一緒に書き残しておくと、あとで見直すときに役立ちます。
古い呼び方も、しばらく残しておく
名前をそろえると決めても、古い呼び方をすぐに禁止する必要はありません。
しばらくの間は、正式な名前と一緒に、今までの呼び方も併記しておきます。
「案件管理画面（旧・申請一覧）」のように書いておくと、慣れている人も迷わずに済みます。
急に呼び方を変えると、かえって現場の会話が止まってしまうことがあります。
併記する期間は、資料を作り直すタイミングなどで、少しずつ短くしていけば十分です。
併記をやめる時期をあらかじめ決めておくと、いつまでも両方が残り続けることも防げます。
資料と会話、両方をそろえる
呼び方をそろえる作業は、資料の表記だけでは終わりません。
打ち合わせの中で話すときの呼び方も、同じようにそろえていく必要があります。
資料は正式名称でそろっているのに、会話では昔の呼び方のまま、という状態もよく見かけます。
資料と会話の両方でそろってはじめて、名前は本当にそろったといえます。
打ち合わせの冒頭で正式名称を一度確認する、という小さな習慣も助けになります。
新しく入った担当者にも、最初にこの名前で説明しておくと、古い呼び方が広がるのを防げます。
名前がそろうと、外注の相談も進めやすい
画面の呼び方がそろっていると、外注先との相談もかみ合いやすくなります。
どの画面の話をしているのかを、その都度確認しなくて済むからです。
小さな作業に見えますが、名前をそろえることは、外注前の準備の中でも効果が分かりやすい部分です。
新しい画面が増えたときも、同じ手順で
呼び方を一度そろえても、システムに新しい画面が増えれば、また同じことが起こります。
新しい画面を作るときは、最初から呼び方を一つに決めて、資料と会話の両方で使い始めます。
最初にそろえておけば、あとから複数の呼び方が育ってしまうことを防げます。
呼び方を決める手順そのものを、現場の習慣にしておくと、画面が増えるたびに悩まずに済みます。
萩原教章は、業務改善やシステム開発を、現場で使われる言葉や画面の整理から進める発信をしています。
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