渋谷区でIT会社を経営してる萩原教章です。
システム開発やIT導入を外注するとき、
通常の流れは説明できても、
例外の動きが言葉になっていないことがあります。
いつも通りに進む作業だけを伝えると、
画面や機能の話は始めやすくなります。
ただ、現場では必ず少し違う動きが出ます。
入力内容が足りない。
確認者が不在。
帳票の数字が合わない。
次の担当へ渡す前に一度戻す。
萩原教章が外注前準備で見るのは、
こうした例外対応の流れです。
通常の流れだけでは現場が伝わりにくい
業務を説明するとき、
多くの場合は一番きれいな流れから話します。
担当者が入力し、確認者が見て、次の処理へ進む。
この順番は大切ですが、
実際の現場では毎回同じように進むとは限りません。
入力が途中で止まることもあります。
確認後に戻すこともあります。
別の資料を見てから進めることもあります。
このような動きが説明されていないと、
開発や導入の相談では、
あとから追加の確認が増えやすくなります。
例外対応は先に名前をつける
例外対応を整理するときは、
難しい言葉にしなくて構いません。
まずは現場で使っている言い方で名前をつけます。
たとえば、差し戻し、保留、再確認、
別担当へ相談、帳票の見直しなどです。
名前がつくと、
どの場面で起きているのかを話しやすくなります。
どんなときに起きるのか、
誰が判断するのか、
次にどこへ戻るのか。
この三つを並べるだけでも、
外注前の相談材料になります。
萩原教章は、現場の言葉をそのまま使いながら、
要件整理につながる形へ整えることを大切にしています。
戻る先を決めておく
例外対応で分かりにくくなりやすいのは、戻る先です。
確認者が何かに気づいたとき、
入力した人へ戻すのか、別の担当へ確認するのか、
いったん保留にするのか。
ここが曖昧だと、
現場では同じ内容を何度も説明することになります。
システム開発前に整理するなら、
戻る先を短く書きます。
- 入力した人へ戻す
- 確認者が追記する
- 別担当へ確認する
- 一時的に保留する
この程度の粒度で十分です。
細かいルールを作る前に、
どこへ戻るのかを見える形にします。
帳票やExcelに残っている例外を見る
例外対応は、帳票やExcelの端に残っていることがあります。
備考欄、色分け、手書きの印、別シート、
担当者だけが知っている記号。
こうしたものは、現場では自然に使われています。
ただ、外注先へ相談するときには、
言葉にしないと伝わりにくくなります。
その印は何を意味しているのか。
誰が見たら次へ進めるのか。
どの状態なら完了と言えるのか。
帳票やExcelの使われ方を見ると、
例外対応の流れが見つかりやすくなります。
今日決めること
今日決めるなら、
現場でよく起きる例外を一つだけ選びます。
- いつもの流れから外れる場面を一つ選ぶ
- その場面に現場の言葉で名前をつける
- 誰が判断し、どこへ戻るのかを書く
この三つが見えると、
通常の流れだけでは伝わらない現場の動きが整理できます。
外注前にここまでそろえておくと、
画面や機能の相談もしやすくなります。
まとめ
システム開発やIT導入の前には、
通常の作業順だけでなく、
例外対応の流れも見ておきます。
どんなときに起きるのか、
誰が判断するのか、
どこへ戻るのか。
この流れが言葉になると、
現場フローは説明しやすくなります。
萩原教章は、外注前準備や要件整理を、
現場で実際に起きている作業の流れから考える発信をしています
