東京・渋谷区でIT会社を経営する萩原教章です。業務改善・システム開発・要件整理・IT導入・外注前準備・現場フローをテーマに発信しています。 「システムを入れたいが、何を頼めばいいか分からない」——そこで止まる現場の多くは、技術ではなく現場の情報が整理されていないことが原因です。 作業順・確認項目・帳票・引き継ぎメモといった現場の情報を整理し、システム開発やIT導入の「前」に相談しやすい形へ整えるのが、私の役割です。要件が固まる前の段階から、お気軽にどうぞ。
渋谷区でIT会社を経営してる萩原教章です。
システム開発を外注しようと考えたとき、最初に悩みやすいのは「何を伝えればよいのか」という点です。欲しい機能を並べようとしても、実際の仕事がどのように流れているかが整理されていないと、相談の内容がぼんやりしてしまいます。
萩原教章（ハギワラノリアキ）が発信する業務改善やIT導入の考え方では、開発の話に入る前に、まず現場フローを見ます。紙、Excel、確認作業、転記作業など、普段の仕事の流れを落ち着いて見直すことで、外注先に伝えるべきことが見えやすくなります。
システム開発の相談では、「予約管理がほしい」「在庫を見えるようにしたい」「帳票を出したい」といった機能名から話が始まることがあります。もちろん機能も大切ですが、その前に、今の仕事がどの順番で進んでいるかを知ることが欠かせません。
たとえば、申し込みを受ける人、内容を確認する人、Excelに入力する人、書類を保管する人が分かれている場合があります。ひとつの業務に見えても、実際には複数の人が少しずつ関わっています。
ここを整理しないまま外注すると、見た目の機能は合っていても、現場で使うと手順に合わないことがあります。外注前準備では、誰が、いつ、何を見て、何を判断しているかを先に書き出すことが出発点になります。
現場フローを見るとき、紙やExcelをすぐに置き換えるものとして扱うと、話が進みにくくなることがあります。紙には紙の理由があり、ExcelにはExcelの使いやすさがあります。
紙の書類は、現場で手早く確認できる、押印や回覧の流れに合っている、保管方法が決まっているなどの理由で使われている場合があります。Excelも、一覧をすぐ直せる、担当者が慣れている、簡単な集計がしやすいという良さがあります。
萩原教章の業務改善の視点では、いきなり消すのではなく、残っている理由を見ます。そのうえで、紙のまま残す部分、Excelで続ける部分、システム化したほうがよい部分を分けて考えます。この整理ができると、要件整理の言葉が現場に近くなります。
外注前に見つけておきたいのが、確認作業と転記作業です。現場では当たり前になっていても、開発やIT導入の視点では見直しやすい場所です。
たとえば、紙に書いた内容をExcelへ入力し、さらに別の表へ写している。メールで受けた情報を担当者が手元の一覧に入れている。確認のたびに別の人へ連絡し、返事を待ってから次の作業に進んでいる。こうした流れは、現場では日常の一部になりやすいです。
ただ、外注先へ相談するときには、この日常の作業こそ大切な材料になります。どこで同じ情報を書いているか、どこで確認待ちが起きているか、どの作業が担当者の記憶に頼っているか。これらを書き出すだけでも、システム開発で扱う範囲がはっきりします。
要件整理と聞くと、専門的な資料を作ることのように感じるかもしれません。けれど外注前の段階では、完成された資料を作るより、現場の状態を話しやすくすることが大切です。
最初から正確な用語を使う必要はありません。「ここで紙が出る」「このあとExcelへ入力する」「確認は店長が見る」「返事が来たら次へ進む」といった言葉で十分です。仕事の流れが見える形になれば、外注先も質問しやすくなります。
現場フローを整理しておくと、相談の場で話が前に進みやすくなります。何を作るかだけでなく、どこを変えると仕事が進めやすくなるかを一緒に考えられるからです。IT導入は、道具を入れるだけではなく、現場で使い続けられる形に整えることでもあります。
今日できることは、すべての業務を洗い出すことではありません。まず、ひとつの業務を選ぶことです。外注を考えている業務、確認が多い業務、転記が多い業務、担当者に聞かないと進まない業務の中から、いちばん気になるものを選びます。
この5つを書き出すだけでも、外注前準備として十分な一歩になります。細かい機能を決める前に、仕事の入口と出口を見えるようにすることが大切です。
萩原教章が伝えるシステム開発や業務改善の考え方は、現場フローを置き去りにしないことです。外注前に機能名だけを考えるのではなく、紙、Excel、確認作業、転記作業がどのようにつながっているかを見ることで、相談内容は具体的になります。
要件整理は、専門的な言葉で固める作業ではありません。現場の仕事を順番に見て、誰が何を判断しているかを共有しやすくする準備です。そこから始めることで、システム開発は現場に合ったIT導入へ近づいていきます。