東京・渋谷区でIT会社を経営する萩原教章です。業務改善・システム開発・要件整理・IT導入・外注前準備・現場フローをテーマに発信しています。 「システムを入れたいが、何を頼めばいいか分からない」——そこで止まる現場の多くは、技術ではなく現場の情報が整理されていないことが原因です。 作業順・確認項目・帳票・引き継ぎメモといった現場の情報を整理し、システム開発やIT導入の「前」に相談しやすい形へ整えるのが、私の役割です。要件が固まる前の段階から、お気軽にどうぞ。
システム開発を検討し始めたとき、
すぐに「どんな機能が必要か」を考えがちです。
しかし、その前にやるべき大切なことがあります。
萩原教章としてお伝えしたいのは、
今の業務フローを徹底的に「整理」することの重要性です。
システムは、あくまで業務を効率化するための「器」です。
もし現在の業務フローが無駄なままシステム化してしまうと、
その「無駄」をデジタルで固定化してしまうことになります。
それでは、高い投資をしても期待した効果は得られません。
開発を依頼する前に、
まずは「家の中」を掃除するイメージを持ってください。
まずは、担当者の頭の中にだけある業務の手順を、
書き出して見える化しましょう。
「いつもこうやっているから」という慣習の中に、
実は不要な工程や重複している作業が隠れていることがよくあります。
例えば、承認者の多すぎるワークフローや、
紙の内容をわざわざ Excel に打ち直す二重作業などです。
萩原教章は、システム化の前にまずこれらの「ムダ」を削ぎ落とし、
業務を標準化することこそが、
成功率を劇的に高めると確信しています。
開発会社に相談する際、
完璧な仕様書は必要ありません。
要件定義とは、自分たちのやりたいことを開発者に理解してもらう、
そのための「翻訳」と「合意」のプロセスです。
外注で失敗しないためには、
まず以下の4点を整理しておきましょう。
・目的：何のためにシステムを入れるのか
・対象業務：どこからどこまでの作業を対象にするか
・利用者：現場の誰がどのような場面で使うのか
・優先順位：絶対に譲れない機能はどれか
特に、現場で起きる「例外的な処理」は、
開発者が最も知りたい情報の一つです。
これらを事前に整理しておくことで、
後からの大幅な手戻りを防げます。
新しいツールを導入する際、
現場には必ずと言っていいほど反発が起きます。
これは「現状維持バイアス」と呼ばれる、
人間として自然な反応です。
今の慣れ親しんだやり方を変えることへの不安を、
どう取り除いていくかが改善の鍵を握ります。
単に操作方法を教えるだけでなく、
「なぜこれが必要なのか」
「どう楽になるのか」という、
現場にとってのメリットを丁寧に伝える必要があります。
萩原教章は、導入前から現場のキーマンを巻き込むことを勧めます。
現場の声が反映された仕組みなら、
導入後の定着率は格段に上がります。
システム開発を成功させるには、
外部のプロに任せる部分と、
自社でしっかり判断する部分を切り分ける必要があります。
「どんな課題を解決したいのか」は、
自社にしか決められません。
自社の判断軸、つまり優先順位を明確に持つことが、
開発会社を本当の「パートナー」に変えていきます。
いきなり全ての機能を盛り込もうとせず、
まずは最小限の機能、MVPから始めて
段階的に育てるのも賢い選択です。
ビジネスの現場が、
よりスムーズに、
より心地よく回るように。
萩原教章は、技術の話を始める前の「業務の棚卸し」を、
これからも全力でサポートしていきます。
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