萩原教章です。
この記事は、システム開発や業務改善の相談で、画面や管理表のアクセス権限を決めようとしている現場担当者、現場責任者に向けた内容です。
業務改善やシステム開発の相談では、誰が何を見られるようにするかという話が必ず出てきます。
閲覧だけできる人。
入力までできる人。
承認や削除までできる人。
権限を細かく分けたい気持ちは分かりますが、現場の役割を見ないまま権限を決めると、必要な人が見られない状態になりやすくなります。
萩原教章が外注前準備で先に見たいのは、権限の種類ではなく、現場の役割がどう分かれているかです。
誰が何の役割を持っているかを書き出す
権限を決める前に、まず現場の役割を書き出します。
入力する担当者。
内容を確認する担当者。
最終的に承認する責任者。
外部に共有する担当者。
役割が分かれていないまま権限だけを決めると、必要な人に見えない画面が出てきます。
まずは、今の業務でどの役割が動いているのかを整理します。
見るだけでよい人と操作が必要な人を分ける
権限を考えるとき、閲覧と操作を分けて見ると整理しやすくなります。
状況を確認したいだけの人。
入力や修正が必要な人。
承認や削除まで必要な人。
権限を決める前に、閲覧で足りる役割と操作が必要な役割を分ける。
この視点があると、権限の種類を無理に増やさずに済みます。
一時的な権限と常時の権限を分ける
権限には、常に必要なものと、一時的にだけ必要なものがあります。
普段の業務で毎日使う権限。
引き継ぎの期間だけ必要な権限。
特定の作業のときだけ必要な権限。
ここを分けずに常時の権限として設定すると、あとで整理しにくくなります。
一時的な権限は、期間や作業内容をメモに残しておくと管理しやすくなります。
権限が多すぎる状態を確認する
権限を決める相談をしていると、念のため広めに設定したくなることがあります。
ただ、権限が広すぎると、誰が何をしたのか把握しにくくなります。
今の権限設定で、実際に使われていないものがないか。
同じ役割なのに、人によって権限が違っていないか。
こうした点を確認するだけでも、権限は整理しやすくなります。
外注前にこの確認ができていると、開発側にも要望を伝えやすくなります。
退職や異動のときの扱いを決めておく
権限の設定では、退職や異動があったときの扱いも考えておきます。
権限をいつ外すのか。
引き継ぐ担当者に何を渡すのか。
誰が権限の変更を行うのか。
こうした流れが決まっていないと、権限が残ったままになることがあります。
小さな仕組みでも、権限を外すタイミングを決めておくと安心です。
権限の一覧を短くまとめる
権限の内容は、細かく決めるほど分かりにくくなることがあります。
役割ごとに、できることを短い言葉でまとめておきます。
- 入力担当者ができること
- 確認担当者ができること
- 責任者ができること
この形にしておくと、外注先に相談するときにも説明しやすくなります。
名前や画面ごとに権限表を作っておくと、あとから見直すときにも役立ちます。
権限の見直しを定期的に行う
権限は、一度決めたら終わりではありません。
業務のやり方が変わったとき。
新しいシステムを導入したとき。
担当者の人数が変わったとき。
こうしたタイミングで、今の権限設定が現場に合っているかを見直します。
定期的に見直す機会を決めておくと、権限が古いまま残ることを防ぎやすくなります。
今日決めること
今日決めるなら、権限を整理したい画面や管理表を一つだけ選びます。
そして、次の三つを書き出します。
- どの役割が関わっているか
- 誰が閲覧だけでよいか
- 誰が操作まで必要か
この三つが言えると、権限の種類を判断しやすくなります。
アクセス権限は、現場の役割から決める。
この順番にすると、外注先への相談内容も整理されます。
小さく始めるなら、今使っている画面を一つだけ見返します。
その画面に関わる役割と、必要な操作を書き出す。
ここが言えると、権限の相談も進めやすくなります。
まとめ
アクセス権限は、細かく分けるほど安全になるとは限りません。
どの役割が関わっているか、誰が閲覧でよいか、誰が操作まで必要か。
この三つを確認することで、外注前の要件整理も進めやすくなります。
権限の設計も、一度決めて終わりではなく、現場の役割の変化に合わせて見直し続けるものです。
萩原教章は、業務改善やシステム開発を、現場の役割や権限の整理から進める発信をしています。
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