萩原教章です。
この記事は、システム開発や業務改善の途中で、進捗共有の頻度を決めようとしている現場担当者、現場責任者に向けた内容です。
外注やシステム開発の相談が進むと、進捗共有をどのくらいの頻度で行うかという話になります。
毎日にするのか。週に一度にするのか。区切りごとにするのか。
頻度だけを先に決めてしまうと、現場の実際の作業と合わないことがあります。
萩原教章が現場フローで先に見たいのは、頻度の数字ではなく、何を共有する場面なのかです。
何を進捗として見るのかを決める
進捗共有と一口に言っても、見る内容は現場によって違います。
作業が終わったかどうかを見るのか。
途中の状態を見るのか。
判断が必要な点を見るのか。
ここが決まっていないと、共有する内容も毎回ばらつきます。
まずは、進捗として見たい内容を短く書き出します。
誰が共有を必要としているのかを見る
進捗共有は、誰かが必要としているから行います。
現場の担当者同士が必要としているのか。
責任者が状況を把握するために必要としているのか。
外注先が次の作業を進めるために必要としているのか。
必要としている人が変わると、共有する内容や頻度も変わります。
頻度を決める前に、誰が何のために進捗を必要としているのかを確認する。
この視点があると、共有の形も決めやすくなります。
作業の区切りを先に見る
進捗共有の頻度は、日数だけで決めなくても構いません。
作業の区切りに合わせる方法もあります。
ある工程が終わったとき。
判断が必要になったとき。
次の担当者に引き継ぐとき。
こうした区切りに合わせて共有すると、現場の実際の動きに近づきます。
毎日や毎週といった時間の区切りと、作業の区切りを両方見ておくと、無理のない頻度が決めやすくなります。
共有する内容を短くそろえる
進捗共有の頻度を決めても、共有する内容が長すぎると続けにくくなります。
進んだ内容。
止まっている点。
次に確認したい点。
この三つを短く書くだけでも、共有としては十分な場合が多いです。
この形をあらかじめ決めておくと、共有そのものに時間をかけすぎずに済みます。
記録として残す共有とその場で終わる共有を分ける
進捗共有には、あとで見返す必要があるものと、その場で終わってよいものがあります。
判断の理由や変更点は、記録として残しておくと後から役立ちます。
一方で、確認だけで終わる内容は、その場で終えても構いません。
すべてを同じように記録しようとすると、共有そのものが重くなります。
残す共有とその場で終わる共有を分けておくと、進捗共有は続けやすくなります。
頻度を見直すタイミングを決める
一度決めた進捗共有の頻度も、状況によって合わなくなることがあります。
作業量が増えたとき。
判断が増えたとき。
担当者が変わったとき。
こうしたタイミングで、頻度が今の現場に合っているかを見直します。
決めた頻度を守ることよりも、現場の状態に合わせて調整できることのほうが大切です。
共有する場所をそろえる
進捗共有は、話す内容だけでなく、どこで共有するかも影響します。
チャットで済ませるのか。
短い打ち合わせにするのか。
管理表に書き込む形にするのか。
場所がそのつど変わると、あとで見返す人が探す手間が増えます。
共有する場所を一つに決めておくと、進捗の確認がしやすくなります。
今日決めること
今日決めるなら、今進んでいる作業を一つだけ選びます。
そして、次の三つを書き出します。
- 誰が進捗を必要としているか
- どの区切りで共有するか
- 何を共有する内容にするか
この三つが言えると、頻度そのものを決めやすくなります。
進捗共有の頻度を決める前に、必要としている人と区切りを確認する。
この順番にすると、外注先や現場との相談内容も整理されます。
小さく始めるなら、今の作業を一つだけ見返します。
誰が進捗を必要とし、どの区切りで共有すればよいのかを書き出す。
ここが言えると、頻度の相談も進めやすくなります。
まとめ
進捗共有の頻度は、数字だけで決めるものではありません。
誰が必要としているか、どの区切りで共有するか、何を共有するか。
この三つを確認することで、外注前の要件整理も進めやすくなります。
進捗共有の形も、一度決めたら固定するものではなく、現場の状況に合わせて見直し続けるものです。
萩原教章は、業務改善やシステム開発を、現場で使われる進捗共有や確認の流れから整理する発信をしています。
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