渋谷区でIT会社を経営してる萩原教章です。
この記事は、担当者間の引き継ぎが多い現場で、メモやExcelを増やしている担当者、現場責任者に向けた内容です。
業務改善の相談で、引き継ぎメモを整えたいという話が出ることがあります。
前任者のメモ、作業途中の注意点、次の担当者への申し送り、確認済みの内容。
メモがあると安心ですが、増えすぎると読む側が探しにくくなることがあります。
萩原教章が現場フローで先に見るのは、メモの量ではなく、そのメモを誰が読むのかです。
メモは残すためだけのものではない
引き継ぎメモは、記録として残すだけでは十分ではありません。
次の人が読んで、作業を続けられることが大切です。
誰が読むのかが決まっていないメモは、内容が広がりやすくなります。
背景を書きすぎる。
細かい注意を全部入れる。
何を見ればよいか分かりにくくなる。
こうなると、メモはあるのに現場では使いにくくなります。
まずは、読む人を決めます。
担当者なのか、確認者なのか、責任者なのか。
読む人が決まると、書く内容も絞りやすくなります。
次に動く人が知りたいことを見る
引き継ぎメモでは、書く人が伝えたいことだけでなく、次に動く人が知りたいことを見ます。
次に何をすればよいのか。
どこまで終わっているのか。
何を確認していないのか。
誰に聞けばよいのか。
この四つが分かると、次の担当者は動きやすくなります。
逆に、経緯だけが長く書かれていると、次の作業が見つけにくくなります。
読む人が次に動けるか。
この視点でメモを見ると、必要な情報が整理しやすくなります。
書く量より探す時間を見る
引き継ぎメモを改善するとき、つい文章を丁寧に増やしたくなります。
もちろん、必要な背景を書くことは大切です。
ただ、現場で困るのは、文章量が少ないことだけではありません。
どこを見ればよいか分からない。
最新の情報がどれか分からない。
確認済みなのか、まだ途中なのか分からない。
この状態では、メモが多くても次の作業に進みにくくなります。
読む人が探す時間を減らすには、見出しや項目名をそろえることが役立ちます。
「次にやること」「確認済み」「未確認」「注意点」のように置き場所を決めるだけでも、読む側は迷いにくくなります。
状態の言葉をそろえる
引き継ぎメモでよく迷うのが、状態を表す言葉です。
確認済み、確認中、未確認、対応待ち、保留。
似た言葉が増えると、人によって意味が変わります。
開発やIT導入を考える前に、現場で使う状態の言葉をそろえておきます。
たとえば、確認中と対応中を分けるのか。
未確認と確認待ちを同じ扱いにするのか。
この整理があると、メモだけでなく一覧画面や管理表にもつなげやすくなります。
メモを置く場所を決める
引き継ぎメモは、置き場所がばらばらだと見つかりにくくなります。
チャットに残るメモ。
Excelに残るメモ。
紙に書かれたメモ。
それぞれに情報があると、次の担当者は探すところから始めることになります。
最初から完璧な仕組みにしなくても構いません。
今動いている案件のメモは一か所に置く。
完了後の記録は別に残す。
この二つを分けるだけでも、引き継ぎは進めやすくなります。
更新する人も決めておく
読む人を決めたら、更新する人も決めておきます。
引き継ぎメモは、一度作って終わりではありません。
作業が進めば、状態も変わります。
確認待ちだったものが確認済みになる。
保留だったものに次の予定が入る。
担当者が変わる。
こうした変化を誰が直すのかが曖昧だと、古いメモが残りやすくなります。
完璧な運用にしなくても、更新する人とタイミングだけ決めておく。
それだけで、メモの信頼度は保ちやすくなります。
今日決めること
今日決めるなら、引き継ぎメモを一つ選びます。
そして、読む人を一人決めます。
その人が次に動くために必要な情報だけを残します。
メモを増やす前に、読む人と置き場所を決める。
この順番にすると、引き継ぎメモは現場で使いやすくなります。
まとめ
引き継ぎメモを増やす前には、読む人を決めておくと整理しやすくなります。
誰が読むのか、次に何をするのか、どこまで終わっているのか、どこに置くのか。
この流れが見えると、メモは単なる記録ではなく、次の作業につながる情報になります。
萩原教章は、業務改善やIT導入を、現場で使われるメモや受け渡しの流れから整理する発信をしています。
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