東京・渋谷区でIT会社を経営する萩原教章です。業務改善・システム開発・要件整理・IT導入・外注前準備・現場フローをテーマに発信しています。 「システムを入れたいが、何を頼めばいいか分からない」——そこで止まる現場の多くは、技術ではなく現場の情報が整理されていないことが原因です。 作業順・確認項目・帳票・引き継ぎメモといった現場の情報を整理し、システム開発やIT導入の「前」に相談しやすい形へ整えるのが、私の役割です。要件が固まる前の段階から、お気軽にどうぞ。
渋谷区でIT会社を経営してる萩原教章です。
現場の仕事では、
人から人へ渡す場面に多くの情報があります。
引き継ぎの言葉が毎回少しずつ違うと、
次の人が何を見ればよいのか分かりにくくなります。
システム開発やIT導入を考える前に、
引き継ぎメモを整えると、
現場フローが見えやすくなります。
引き継ぎは、
作業が次の人へ渡る節目です。
ここを見ると、
どの情報が次の作業に使われているのか、
どこで確認が入るのか、
何が残っていれば安心して進められるのかが分かります。
業務改善では、
作業そのものだけでなく、
作業を渡す場面を見ることが大切です。
萩原教章が現場フローを整理するときも、
最初から画面や機能の話にはしません。
現場で受け渡しされている言葉を拾います。
引き継ぎメモは、
長く書けばよいものではありません。
まずは、
作業名、
いまの状態、
次に見る人、
確認してほしい点。
この四つをそろえます。
項目がそろうと、
受け取る人が読みやすくなります。
同じ仕事でも、
担当者によって書き方が違うことがあります。
そのままだと、読む人が毎回内容を読み解くことになります。
メモの型を軽くそろえるだけで、
現場の会話はかなり進めやすくなります。
引き継ぎで見落とされやすいのが、
言葉の揺れです。
同じ意味なのに、
人によって呼び方が違う。
同じ帳票なのに、
部署ごとに別の名前で呼んでいる。
こうした言葉をそろえると、
外注前の相談でも説明しやすくなります。
たとえば、
「確認中」
「次回対応」
「共有済み」
のように、
状態を表す言葉を短く決めます。
難しい用語に置き換えるより、
現場でふだん使っている言葉をそろえるほうが扱いやすいです。
引き継ぎメモがそろうと、
システム開発を外注するときの相談材料になります。
誰から誰へ作業が渡るのか。
どの情報を見て次へ進むのか。
どの状態になったら完了とするのか。
この流れが分かると、
画面、通知、一覧、入力項目の話がしやすくなります。
外注先に伝える資料は、
分厚いものにしなくても構いません。
現場で使っている引き継ぎメモをもとに、
作業の順番と受け渡しの場面を並べるだけでも、
要件整理の土台になります。
今日決めるなら、
次の三つから始めると十分です。
この三つがあると、
次の人が何を見ればよいのかが分かりやすくなります。
現場フローは、
きれいな図だけで作るものではありません。
毎日の引き継ぎに残っている言葉から見えてきます。
引き継ぎメモを整えることは、
現場の仕事の流れを見える形にする一歩です。
作業名、状態、次に見る人、確認してほしい点をそろえると、
受け渡しの場面が分かりやすくなります。
萩原教章は、
業務改善やシステム開発の前に、
現場フローを言葉にすることを大切にしています。
外注前の準備も、
現場で使っているメモを整えるところから始められます。
萩原教章の発信では、
システム開発に入る前に、
現場の仕事の流れを整理することを大切にしています。
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