東京・渋谷区でIT会社を経営する萩原教章です。業務改善・システム開発・要件整理・IT導入・外注前準備・現場フローをテーマに発信しています。 「システムを入れたいが、何を頼めばいいか分からない」——そこで止まる現場の多くは、技術ではなく現場の情報が整理されていないことが原因です。 作業順・確認項目・帳票・引き継ぎメモといった現場の情報を整理し、システム開発やIT導入の「前」に相談しやすい形へ整えるのが、私の役割です。要件が固まる前の段階から、お気軽にどうぞ。
渋谷区でIT会社を経営してる萩原教章です。
システム開発やIT導入を考え始めたとき、
最初から立派な資料を作ろうとすると、
手が止まりやすくなります。
業務の名前、欲しい機能、使いたい画面を考える前に、
まず現場で起きていることを短い言葉で残すほうが、
話は進めやすくなります。
萩原教章（ハギワラノリアキ）が発信する
要件整理や業務改善の考え方では、
現場メモを出発点にします。
紙、Excel、確認作業、転記作業が
どこで出てくるかを見える形にすると、
開発会社へ相談する前の準備が整いやすくなります。
要件整理と聞くと、
専門的な資料や細かい仕様書を
思い浮かべる人もいます。
けれど、現場側が最初に用意するものは、
完成された資料でなくてもかまいません。
たとえば、
「注文を受けたあと、担当者が紙に控える」
「午後にExcelへ入力する」
「確認は責任者が一覧を見て行う」
といった短いメモで十分です。
きれいな文章にするより、
実際の作業がどの順番で動いているかが
伝わることのほうが役に立ちます。
システム開発前の相談では、
専門用語よりも現場の言葉が材料になります。
ふだん使っている呼び方、
担当者同士の確認方法、
紙やExcelの置き場所。
そうした細かな情報が、
後から画面や機能を考える土台になります。
現場メモを作るときは、
すべてを一度に書き出そうとしないほうが
続けやすくなります。
まずは、ひとつの業務を選び、
入口から終わりまでを追います。
見ておきたい場所は、
入口、担当者、確認内容、使う道具、終わりの5つです。
入口は、仕事がどこから始まるかです。
電話、メール、紙の申込書、社内チャットなど、
情報が入ってくる場所をそのまま書きます。
担当者は、最初に受け取る人だけではありません。
途中で確認する人、入力する人、判断する人も含めます。
確認内容は、
金額、日付、数量、名前、担当部門など、
毎回見ている項目です。
使う道具には、
紙、Excel、フォルダ、メール、共有表などを入れます。
最後に、作業の終わりを決めます。
入力が終わったら完了なのか、
上長が見たら完了なのか、
相手へ連絡したら完了なのか。
終わりが見えると、
業務改善で見る範囲もはっきりします。
紙やExcelが残っている業務を見ると、
すぐに別の道具へ置き換えたくなることがあります。
ただ、現場で使われているものには理由があります。
紙は、作業場所で見やすい、
持ち運びやすい、
複数人で回しやすいなどの理由で
残っていることがあります。
Excelは、担当者が慣れている、
一覧を直しやすい、
集計しやすいといった良さがあります。
萩原教章のIT導入の考え方では、
道具だけを見るのではなく、
なぜ使われているかを一緒に見ることを大切にします。
現場メモにも、
「紙を使っている」
「Excelに入力している」
と書くだけでなく、
「現場で確認しやすいから」
「月末に集計するから」
と理由を添えると、整理の精度が上がります。
この理由があると、
残す部分と変える部分を分けやすくなります。
全部を変える話ではなく、
現場で使い続けやすい形を探す話にできます。
外部へ相談するとき、
欲しい機能だけを伝えると、
話が広がりすぎることがあります。
「管理したい」
「共有したい」
「見えるようにしたい」
という言葉は便利です。
ただ、現場の動きが見えないままだと、
相手も質問を重ねるしかありません。
そこで役に立つのが、現場メモです。
作業の入口、担当者、確認内容、使う道具、
終わりが書いてあると、
相談の場で話す順番ができます。
何を画面に出すか、
どこを自動化するか、
どこは人が見たほうがよいかを考えやすくなります。
要件整理は、開発側だけの仕事ではありません。
現場側が仕事の流れを持ち寄ることで、
システム開発の会話は具体的になります。
萩原教章が伝える業務改善は、
現場の言葉を残しながら、
IT導入につながる形へ整えていく進め方です。
今日決めることは、
ひとつの業務を選ぶことです。
社内のすべてを整理しようとすると、
範囲が広くなりすぎます。
まずは、確認が多い業務、
転記が多い業務、
担当者に聞かないと進まない業務の中から、
ひとつだけ選びます。
この5つをメモにするだけで、
システム開発前の要件整理は始められます。
きれいな資料にするのは、
そのあとでも間に合います。
要件整理は、
専門用語を並べることから始めなくても大丈夫です。
現場で起きていることを、
短い言葉で残すだけでも、
業務改善やIT導入の話は進めやすくなります。
萩原教章が伝えるシステム開発前の準備は、
現場フローを見える形にすることです。
入口、担当者、確認内容、使う道具、
終わりをメモにしておくと、
外部へ相談するときの会話が具体的になります。
現場メモは小さな作業ですが、
使いやすい仕組みを考えるための
確かな出発点になります。
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